CORONA & AVG: WAT MOGEN WERKGEVERS WEL/NIET VRAGEN EN VASTLEGGEN?

Geschreven door Cathelijne Elassaiss-Schaap

Onder de privacywetgeving (o.a. de AVG) gelden strenge regels over wat werkgevers wel/niet mogen vragen en vastleggen over en doen ten aanzien van de gezondheid van werknemers. Hoe zit dat in deze coronaperiode?

De Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy, de Autoriteit Persoonsgegevens, merkt de huidige periode aan als “coronacrisis”. In deze periode gelden op een aantal punten afwijkende regels ten aanzien van dit virus. Hier wordt een aantal van deze regels besproken. Let op: is de coronacrisis (in de ogen van de Autoriteit Persoonsgegevens) voorbij? Dan gelden deze uitzonderingen niet meer. 

Mag u uw werknemer vragen of hij/zij besmet is met het coronavirus? 
De overheid (onder andere de Autoriteit Persoonsgegevens) stelt dat u uw werknemer niet mag vragen naar een eventuele besmetting met het coronavirus.
Mondeling een vraag stellen, valt echter op zich niet onder de werking van de AVG en de UAVG. Ook niet wanneer het corona betreft. De overheid lijkt haar standpunt te baseren op oude wetgeving (kamerstukken die betrekking hebben op de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp)) en wellicht ook op de strekking van de AVG, de UAVG en andere wetgeving.
In alle gevallen geldt dat een werknemer niet verplicht is een dergelijke vraag te beantwoorden en mag op geen enkele wijze onder druk worden gezet dit wel te doen. 

Let op: dat de AVG en de UAVG het stellen van een vraag niet verbieden, betekent op zich niet dat het gepast is dit te doen. 

Wilt u het zekere voor het onzekere nemen? Stel de vraag dan niet. 
Vraagt u zich af of een werknemer besmet is met corona? Hierna wordt besproken welke mogelijkheden u als werkgever heeft.

Mag u vastleggen of uw werknemer besmet is met het coronavirus?
Het schriftelijk vastleggen van het antwoord op de vraag of er sprake is van corona, zal in beginsel onder de werking van de privacywet- en -regelgeving vallen. Dan is dit niet toegestaan. 
Wat mag bijvoorbeeld wel? Indien dat absoluut niet te herleiden is tot de betreffende persoon, dan mag in zijn algemeenheid worden vastgelegd dat een medewerker besmet is met het coronavirus. Of deze herleidbaarheid onmogelijk is, zal bijvoorbeeld ook afhangen van het aantal collega’s. 

Wat geldt indien een werknemer geheel uit zichzelf een besmetting meldt?
U kan er natuurlijk niets aan doen wanneer een werknemer geheel uit eigen beweging u en/of collega’s informeert over een besmetting. Let echter op: gebeurt dit schriftelijk via een bedrijfsmedium, dan valt deze informatie in beginsel onder de privacywet- en -regelgeving. Dan mag deze niet worden bewaard, ook niet met toestemming van de betreffende werknemer. Vernietig deze informatie dan ook direct. 

Mogen werknemers worden gecontroleerd op corona?
De Autoriteit Persoonsgegevens meldt dat het controleren van medewerkers op corona alléén is toegestaan voor werknemers in de zorg en dan alléén tijdens de coronacrisis. Voor alle andere werknemers is dit dus niet toegestaan. 

Mag een werknemer worden gevraagd zijn/haar gezondheid te controleren?
De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat van een werknemer in de coronacrisis mag worden verlangd dat deze zijn/haar gezondheid scherp in de gaten houdt. Zeker wanneer de werknemer niet thuis werkt. De werknemer zou dit dan onder werktijd zelf kunnen controleren. Als voorbeeld noemt de Autoriteit Persoonsgegevens dat de werknemer zelf zijn/haar temperatuur kan opnemen.

Mag een werknemer worden gevraagd contact op te nemen met een arts?
De Autoriteit Persoonsgegevens meldt dat een werknemer in de coronacrisis mag worden gevraagd contact op te nemen met de bedrijfsarts, arbodienst of huisarts voor controle wanneer er sprake is van een vermoeden van het coronavirus.Vermoedt de arts dat er sprake is van het coronavirus, dan zal deze met spoed contact opnemen met de regionale GGD. Die instantie kan dan in overleg met u maatregelen treffen voor uw onderneming.

Mag een zieke werknemer naar huis worden gestuurd? 
De Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat tijdens de coronacrisis een werknemer met verkoudheids- of griepverschijnselen naar huis mag worden gestuurd. Dit mag ook indien de werkgever niet zeker weet of het verkoudheids- of griepverschijnselen zijn. 

Mag aan medewerkers worden gemeld dat een collega besmet is?
De Autoriteit Persoonsgegevens stelt dat u andere werknemers niet mag informeren indien een collega besmet is met het coronavirus. Zij lijkt de werkgever echter wel toe te staan specifieke informatie te delen wanneer de betreffende werknemer daar geheel uit zichzelf om vraagt. U mag daarin echter op geen enkele manier sturen.
In mijn ogen, geldt echter ook hier dat de AVG en UAVG in beginsel niet van toepassing zijn op mondelinge informatie. Dit betekent echter niet dat u zonder meer inbreuk mag maken op de privacy van een collega. Hoe onnatuurlijk dat ook mag voelen. 
Op het schriftelijk informeren van collega’s over een besmetting is in beginsel de privacywet- en -regelgeving van toepassing. Het is alleen toegestaan medewerkers op deze manier te informeren indien die informatie absoluut niet te herleiden is tot de betreffende collega. Er zijn dus situaties waarin dit onmogelijk is.

Wilt u het zekere voor het onzekere nemen? Meld het dan niet.

Indien bij een werknemer het coronavirus is vastgesteld en neemt de GGD hierover contact met u op, dan kan worden besproken welke consequenties dit voor collega’s heeft. In alle gevallen geldt dat hoe langer het geleden is dat er contact is geweest met andere collega’s (bijvoorbeeld door thuiswerken), hoe minder relevant de besmetting voor hun gezondheid is. 

Website Autoriteit Persoonsgegevens
Voor de meest actuele situatie kunt u de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/corona 
of 
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/werk-en-uitkering/mijn-zieke-werknemer.

Informeren werknemers en richtlijnen RIVM
De Autoriteit Persoonsgegevens benadrukt dat de instructies van het RIVM over hoe moet worden omgegaan met contacten op het werk (en met klanten) moeten worden opgevolgd. Werknemers moeten hierop worden gewezen. Deze richtlijnen moeten in alle talen van de werknemers beschikbaar zijn.

Voor meer informatie, zie Actuele informatie over het nieuwe coronavirus en/of covid‑19 op de website van het RIVM.

Heeft u vragen?
Vraagt u zich af of uw onderneming aan de privacywet- en -regelgeving voldoet? Of wilt u weten of een voorgenomen maatregel of handeling daaraan voldoet? Wij helpen u graag. Neem dan vrijblijvend contact op met Cathelijne Elassaiss-Schaap via elassaiss@elassaiss.nl of via 0344 – 227 030.

Cathelijne Elassaiss-Schaap

Cathelijne Elassaiss-Schaap

Advocaat bij Advocatenkantoor Elassaiss

Cathelijne Elassaiss-Schaap is sinds 2000 advocaat. Zij heeft zich gespecialieerd in het ondernemings- en privacyrecht.

Cathelijne adviseert over uiteenlopende onderwerpen. Daarnaast heeft zij ruime ervaring met het voeren van gerechtelijke procedures. Als ondernemer realiseert zij zich dat cliënten behoefte hebben aan duidelijke en praktische adviezen.

Meer informatie over Cathelijne en haar advocatenkantoor vindt u op www.elassaiss.nl.

Onze steun aan mede-ondernemers, daarom geen kosten.

Bekijk de spelregels en de algemene voorwaarden.